Rendere un listino Excel importabile

Ogni prodotto è sempre collegato a una mandante, quindi il modo più semplice per consultare il catalogo di un'azienda specifica è filtrare la lista prodotti per quella mandante.

Le aziende mandanti mandano il listino prodotti nei formati più vari: colonne in ordine diverso, intestazioni scritte a modo loro, informazioni sparse su più righe o fogli. Per essere importato automaticamente in Qube, il file Excel deve avere una struttura minima e coerente — qui lo chiamiamo file “ben formato” (chi lavora con i dati lo chiamerebbe “normalizzato”).

Nella pratica, i file che arrivano dalle mandanti quasi mai sono già così: prima di poterli importare serve quasi sempre un lavoro di pulizia e riorganizzazione. A volte è un'operazione semplice, tipo spostare una colonna o cancellare una riga di intestazione doppia. Altre volte richiede competenze avanzate di Excel — formule, macro — o addirittura uno script (ad esempio in Python) per sistemare in un colpo solo centinaia di righe scritte in modo incoerente. Non è un lavoro alla portata di tutti, e non è nemmeno il mestiere di un agente di commercio: se il file che hai ricevuto non riesci a sistemarlo da solo, non devi per forza risolverlo tu.

Per questi casi il nostro team offre un servizio di importazione assistita: prepariamo noi il file al posto tuo e lo importiamo in Qube. Come ogni servizio extra, viene addebitato sui crediti del tuo account — vedi l'articolo sui crediti per capire come funzionano.

Un file ben formato è semplicemente una tabella con una riga per ogni prodotto, basta. Il caso d'uso classico è un file con i prodotti di una singola azienda mandante.

Durante l'importazione colleghi (“mappi”) ogni colonna del tuo file a un campo prodotto di Qube. Alcuni campi sono obbligatori e vanno sempre coperti, o con una colonna o con un valore unico per tutto il file: Produttore, Azienda, Descrizione breve, Descrizione lunga, Descrizione documento e Aliquota IVA. Il nome del Produttore e dell'Azienda devono corrispondere esattamente a uno già censito in Qube — se non sono presenti, il sistema te lo segnala e li inserisce contestualmente (solo il nome: i dettagli andranno poi completati dalla scheda apposita).

Il “Codice originale” è la chiave che Qube usa per riconoscere se un prodotto del file esiste già a catalogo: se il codice coincide con quello di un prodotto importato in precedenza, Qube lo aggiorna invece di duplicarlo. Per questo è fondamentale usare sempre lo stesso codice per lo stesso prodotto tra un'importazione e l'altra — se i codici non coincidono, ti ritrovi con prodotti doppi invece che aggiornati. Ogni prodotto deve anche avere un codice univoco all'interno dello stesso file: se lo stesso codice compare su più righe, l'importazione lo segnala come errore.

Se attivi l'opzione “Disattiva i prodotti a catalogo non presenti nel listino”, Qube considera il file importato come l'offerta completa e aggiornata per quel periodo: tutti i prodotti già a catalogo che non ricompaiono nel nuovo file vengono segnati come non vendibili (esauriti). Attenzione: questa disattivazione riguarda tutti i prodotti già collegati alla stessa azienda, non solo quelli del produttore che hai appena importato — usala con cautela se la tua azienda gestisce cataloghi di più produttori insieme.